ZOKI unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsabläufe gezielt zu verbessern – mit Beratung und praktischer Umsetzung nach Bedarf. Je nach Aufgabe werden Arbeitsschritte vereinfacht, wiederkehrende Tätigkeiten automatisiert oder KI dort eingesetzt, wo sie einen konkreten Mehrwert bietet. Ziel ist, manuellen Aufwand und Fehlerquellen zu reduzieren und Abläufe im Alltag verlässlicher zu gestalten.
Gründer von ZOKI · zertifizierter KI-Manager & KI-Consultant
Typische Herausforderungen im Arbeitsalltag und wie sich Abläufe verbessern lassen
Im Vertrieb, im Kundenservice und an den Schnittstellen zu anderen Bereichen kosten wiederkehrende Anfragen, verstreute Informationen und manuelle Übergaben Zeit. Vier Beispiele zeigen, wo sich solche Abläufe gezielt verbessern lassen.
Kundenanfragen binden Zeit und bleiben teilweise liegen
Ähnliche Fragen per Telefon und E-Mail müssen immer wieder einzeln bearbeitet werden. Bei hoher Auslastung oder außerhalb der Kernzeiten verzögern sich Rückmeldungen, und manche Anliegen bleiben liegen.
Mögliche Verbesserung: Anfragen strukturiert aufnehmen und vorsortieren, Antworten auf wiederkehrende Fragen bereitstellen und Anliegen auch außerhalb der Kernzeiten zuverlässig erfassen.
Informationen und Dokumente müssen mühsam zusammengesucht werden
Informationen und Dokumente liegen verteilt in Ordnern, Postfächern und verschiedenen Programmen. Für Kundenrückfragen, Angebote oder Berichte beginnt die Suche jedes Mal neu.
Mögliche Verbesserung: Informationen und Dokumente einheitlich ablegen und zentral durchsuchbar machen, damit das Benötigte schnell gefunden wird.
Manuelle Datenübertragungen und unklare Übergaben verursachen Aufwand
Daten werden von Hand zwischen Programmen übertragen. Bei Übergaben ist nicht immer klar, wer den nächsten Schritt übernimmt. Beides kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.
Mögliche Verbesserung: Datenübertragungen automatisieren und für jede Übergabe eindeutig festlegen, wer zuständig ist, damit Vorgänge ohne Nachfragen weiterlaufen.
Für Angebote fehlen Angaben, und das Nachfassen bleibt liegen
Kundenanfragen kommen oft unvollständig an, sodass vor dem Angebot zuerst Rückfragen nötig sind. Ist das Angebot verschickt, wird im Tagesgeschäft nicht immer konsequent nachgefasst.
Mögliche Verbesserung: Anfragen strukturiert erfassen, fehlende Angaben frühzeitig erkennen, Angebotsentwürfe nach festgelegten Vorgaben vorbereiten und automatisch an offene Angebote erinnern.
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ZOKI prüft für jeden Ablauf, wo sich Arbeitsschritte vereinfachen lassen und ob Automatisierung – mit oder ohne KI – zusätzlichen Nutzen bringt. Entscheidend sind der tatsächliche Bedarf und die Wirtschaftlichkeit, nicht eine vorab festgelegte Technologie.
Der passende Einstieg hängt von Ihrer Situation ab
Es gibt keinen festen Ablauf, den jedes Unternehmen durchlaufen muss. Wählen Sie die Situation, die am ehesten auf Sie zutrifft, und sehen Sie, welche Leistung dazu passt. Im kostenlosen Erstgespräch prüft ZOKI gemeinsam mit Ihnen, ob dieser Einstieg der richtige ist.
KI-Potenzialanalyse
Potenziale erkennen und priorisieren
Die KI-Potenzialanalyse betrachtet relevante Abläufe, Aufgaben, Systeme und Datenquellen in Ihrem Unternehmen. Mögliche Ansatzpunkte werden nach Nutzen, Aufwand, Voraussetzungen und Umsetzbarkeit bewertet und in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht.
Umfang und Tiefe passend zu Ihrem Unternehmen
Auch ohne bisherige Erfahrung mit KI
Kein Umsetzungsprojekt als Pflicht
Ergebnis
Eine priorisierte Empfehlung, welche Ansatzpunkte sich lohnen und welcher nächste Schritt passt.
Unterschied zum kostenlosen Erstgespräch: Das kostenlose Erstgespräch dient der ersten Orientierung. Die KI-Potenzialanalyse ist eine kostenpflichtige, individuelle Leistung, die deutlich tiefer geht.
ZOKI untersucht den betroffenen Ablauf: Arbeitsschritte, Übergaben und Zuständigkeiten werden aufgenommen, Schwachstellen sichtbar gemacht und ein klarer Zielprozess entwickelt. Welche Verbesserungen anschließend direkt umgesetzt werden – einschließlich möglicher Automatisierungen – richtet sich nach dem vereinbarten Projektumfang. Eine separate, umfassende KI-Potenzialanalyse ist dafür keine Voraussetzung.
Aufnahme des bestehenden Ablaufs
Klarer Zielprozess mit Zuständigkeiten
Automatisierung nur dort, wo sie sinnvoll ist
Ergebnis
Ein klarer Zielprozess mit geklärten Zuständigkeiten und konkret festgelegten Verbesserungen. Sind Automatisierungen Bestandteil des Auftrags, werden diese eingerichtet und mit realen Fällen getestet.
Sie wissen, was Sie erreichen möchten, zum Beispiel Kundenanfragen schneller bearbeiten. Ob dafür schon der passende Lösungsweg feststeht, ist eine zweite Frage. Ist er noch offen, legt ZOKI ihn gemeinsam mit Ihnen fest. Steht er bereits fest, prüft ZOKI die Vorgaben und beginnt mit Aufbau, Anbindung und Test.
Festlegung oder Prüfung des Lösungswegs
Tests mit Fällen aus Ihrem Arbeitsalltag
Klare Prüf- und Freigaberegeln
Einführung gemeinsam mit den späteren Anwendern
Ergebnis
Eine mit realen Fällen getestete Lösung, die gemeinsam mit Ihrem Team eingeführt wird.
Im laufenden Betrieb zeigt sich, was gut funktioniert und wo nachgebessert werden sollte. ZOKI prüft gemeinsam mit Ihrem Team, wie die Lösung genutzt wird und ob sie den vorgesehenen Nutzen bringt. Darauf aufbauend werden Abläufe angepasst und sinnvolle Erweiterungen geplant. Das gilt auch für Lösungen, die nicht von ZOKI eingeführt wurden.
Prüfung von Nutzung und Nutzen
Anpassung an neue Anforderungen
Punktuell oder für einen festgelegten Zeitraum
Ergebnis
Eine Lösung, die an den Arbeitsalltag angepasst ist, und eine klare Einordnung der nächsten sinnvollen Schritte.
Mit einem Workshop eine gemeinsame Grundlage schaffen
Ein Workshop bringt Führungskräfte und Teams auf einen gemeinsamen Stand: was KI im eigenen Arbeitsalltag leisten kann, wo ihre Grenzen liegen und welche Themen sich als nächster Schritt anbieten.
Für Führungskräfte, Fachbereiche und Anwender
Übungen an Aufgaben aus Ihrem Unternehmen
Auch begleitend zu einem laufenden Vorhaben
Ergebnis
Ein gemeinsamer Wissensstand im Team und konkrete Themen für den nächsten Schritt.
Für individuelle Angebote müssen unterschiedliche Objekt-, Leistungs- und Kundeninformationen vollständig vorliegen. Fehlende Angaben führen zu Rückfragen und manueller Vorarbeit.
Lösung
ZOKI entwickelte einen digitalen Angebotsprozess, der Kundenanfragen strukturiert erfasst, fehlende Angaben erkennt und auf Basis definierter Vorgaben einen Angebotsentwurf inklusive Kunden-E-Mail vorbereitet. Dadurch werden Rückfragen und manuelle Vorarbeit reduziert.
Nutzen
Weniger Rückfragen, weniger manuelle Vorarbeit und ein effizienterer Weg zum individuellen Angebot.
„ZOKI hat unseren Prozess von der Kundenanfrage bis zur Angebotserstellung gründlich analysiert und dabei schnell erkannt, wo wiederkehrende Rückfragen und unnötiger manueller Aufwand entstehen. Auf dieser Grundlage wurde eine Lösung entwickelt, die Anfragen strukturiert erfasst und die Angebotserstellung gezielt vorbereitet. Unser Ablauf ist dadurch spürbar schlanker, schneller und effizienter geworden. Die Zusammenarbeit war praxisnah, professionell und konsequent auf unseren tatsächlichen Bedarf ausgerichtet. Für die hervorragende Zusammenarbeit und das große Engagement bedanken wir uns herzlich beim Zoran.“
Durch das breite Leistungsspektrum fallen Kundenanfragen sehr unterschiedlich aus und müssen zunächst verstanden, dem richtigen Leistungsbereich zugeordnet und für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden.
Lösung
ZOKI entwickelte einen KI-Backoffice-Assistenten, der Kundenanfragen versteht, dem passenden Leistungsbereich zuordnet, wichtige Informationen strukturiert aufbereitet und fehlende Angaben sichtbar macht.
Nutzen
Weniger manuelle Vorarbeit und ein schnellerer Weg von der unstrukturierten Anfrage zur bearbeitbaren Grundlage.
„Was mir an der Zusammenarbeit mit ZOKI gefallen hat: Es wurde nicht einfach irgendeine KI-Lösung vorgeschlagen, sondern zuerst geschaut, wo sie bei mir wirklich Arbeit abnehmen kann. Für die unterschiedlichen Kundenanfragen ist so ein Ansatz entstanden, der Informationen strukturiert und die weitere Bearbeitung vereinfacht. Verständlich, unkompliziert und nah an unserem Arbeitsalltag.“
Edwin Mack, Geschäftsinhaber, E.M. Facility Service · Google-Bewertung
NIMANI Family Office · Informationsaufbereitung
Mehr Zeit für persönliche Beratung durch intelligente Informationsaufbereitung
Ausgangslage
Für individuelle Beratung müssen relevante Informationen aus unterschiedlichen Unterlagen gesichtet und für Gespräche sowie bestehendes Reporting aufbereitet werden. Gleichzeitig steht die persönliche Betreuung der Mandanten im Mittelpunkt.
Lösung
ZOKI entwickelte einen internen KI-Informationsassistenten, der relevante Informationen strukturiert aufbereitet und die Vorbereitung von Beratung und Reporting unterstützt. Dadurch bleibt mehr Zeit für die persönliche Beratung der Mandanten.
Nutzen
Weniger manueller Vorbereitungsaufwand und dadurch mehr Zeit für die persönliche und individuelle Beratung.
„Für mich war wichtig, dass KI die persönliche Beratung ergänzt und nicht ersetzt. ZOKI hat dafür einen Ansatz entwickelt, der relevante Informationen effizienter aufbereitet und mich in der Vorbereitung entlastet. So bleibt mehr Zeit für die individuelle Beratung meiner Mandanten.“
Nimani Pajtim, Geschäftsführer, NIMANI Family Office
Warum ZOKI als Partner für KI-Beratung und Umsetzung
Für die Wahl des Partners zählt, wer Ihre Abläufe versteht, Nutzen und Aufwand realistisch einschätzt und die Lösung anschließend auch umsetzt.
Ein Ansprechpartner von der Analyse bis zur Weiterentwicklung
Sie arbeiten durchgehend mit Zoran Peric, zertifiziertem KI-Manager und KI-Consultant. Zwischen Beratung und Umsetzung gibt es keine Übergabe, und Empfehlungen entstehen mit Blick darauf, was sich später tatsächlich umsetzen lässt.
20 Jahre Berufserfahrung in Industrie, Automotive und Maschinenbau. Zoran Peric kennt Kundenanforderungen, Abläufe und Entscheidungswege in Unternehmen aus eigener Praxis.
Unabhängige Lösungsauswahl
Welche Lösung zum Einsatz kommt, richtet sich nach Ablauf, Ziel und Aufwand. Manchmal genügt es, Arbeitsschritte zu vereinfachen oder bestehende Systeme besser zu nutzen. In anderen Fällen ist eine Automatisierung sinnvoll – mit oder ohne KI.
Datenschutz von Anfang an
Datenflüsse, Zugriffsrechte und eingesetzte Anbieter werden früh festgelegt. Relevante Anforderungen des EU AI Act werden projektbezogen berücksichtigt.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Wie es nach dem Erstgespräch weitergeht, richtet sich nach Ihrer Situation. Nicht jedes Vorhaben braucht jede Leistung.
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Schritt 1: Kostenloses Erstgespräch
Sie schildern Ihre Situation und Ihr Ziel. Zoran Peric gibt Ihnen eine erste Einschätzung, welcher Einstieg passt.
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Schritt 2: Vorgehen abstimmen
Gemeinsam werden Leistung, Umfang, Beteiligte und Zeitplan festgelegt.
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Schritt 3: Gemeinsam Ergebnisse erarbeiten
Je nach Auftrag entsteht eine priorisierte Empfehlung, ein klarer Zielprozess, eine getestete und eingeführte Lösung oder ein gemeinsamer Wissensstand im Team. Ihr Team ist dabei eingebunden.
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Schritt 4: Frei über das weitere Vorgehen entscheiden
Sie entscheiden selbst, ob und wann ein weiterer Schritt folgt. Ein Folgeauftrag ist keine Pflicht.
ZOKI unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen sowie einzelne Fachbereiche größerer Unternehmen. Ein Schwerpunkt liegt auf wiederkehrenden Abläufen in Vertrieb, Kundenkommunikation, Kundenservice und angrenzenden Geschäftsprozessen. Auch andere Bereiche kommen infrage. Entscheidend sind Ihre Aufgaben und Ziele – nicht die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Branche.
Muss bereits ein konkreter KI-Anwendungsfall feststehen?+
Nein. Sie brauchen weder eine fertige KI-Idee noch einen bestimmten Prozess oder Lösungsweg. Oft ist der Anlass nur der Eindruck, dass Abläufe zu viel Zeit kosten oder besser laufen könnten. Im kostenlosen Erstgespräch wird Ihre Situation ergebnisoffen eingeordnet und geklärt, welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Berät ZOKI nur oder übernimmt ZOKI auch die Umsetzung?+
Beides. ZOKI berät und setzt auf Wunsch auch um: von der Prozessoptimierung über die Automatisierung einzelner Schritte bis zur KI-Implementierung im Unternehmen. Dazu gehören Auswahl, Aufbau und Test der Lösung, die Einführung im Team und die spätere Weiterentwicklung. Wie weit die Unterstützung reicht, legen Sie für jedes Vorhaben selbst fest.
Womit kann ein Unternehmen starten?+
Der passende Einstieg richtet sich danach, welches Anliegen Sie haben und wie konkret Ihr Vorhaben bereits ist. Möchten Sie zunächst systematisch untersuchen lassen, welche Verbesserungspotenziale bestehen, bietet sich die individuelle KI-Potenzialanalyse an. Soll ein bekanntes Problem in einem Geschäftsablauf gelöst werden, können wir direkt mit Prozessoptimierung & Automatisierung beginnen. Bei einem konkreten Vorhaben unterstützen wir mit Umsetzung & Einführung. Bereits vorhandene Lösungen können wir begleiten und weiterentwickeln. Workshops & Schulungen lassen sich auch unabhängig von den anderen Leistungen buchen.
Was ist das Ergebnis einer KI-Potenzialanalyse und wie unterscheidet sie sich vom kostenlosen Erstgespräch?+
Sie erhalten eine priorisierte Bewertung konkreter Verbesserungsmöglichkeiten sowie eine Empfehlung für die nächsten Schritte. Dafür untersucht ZOKI relevante Abläufe, Aufgaben, Systeme und Datenquellen und bewertet mögliche Maßnahmen nach Nutzen, Aufwand, Voraussetzungen und Umsetzbarkeit. Die KI-Potenzialanalyse ist eine kostenpflichtige, individuelle Leistung. Das kostenlose Erstgespräch dient dagegen einer ersten Orientierung und ersetzt diese vertiefte Untersuchung nicht.
Wie beginnt die Zusammenarbeit?+
Sie vereinbaren über die Website direkt einen Termin für das kostenlose Erstgespräch oder schreiben eine Nachricht über das Kontaktformular. Das Gespräch dauert rund 30 Minuten und findet online oder telefonisch statt. Danach erhalten Sie eine erste Einschätzung, welcher Schritt sinnvoll ist, ohne Verpflichtung zu einem Folgeauftrag.
Wovon hängen die Kosten für Beratung und Umsetzung ab?+
Die Kosten richten sich nach dem Vorhaben: nach dem Ziel, nach Umfang und Komplexität der betroffenen Abläufe, nach vorhandenen Systemen und nötigen Anbindungen sowie nach dem gewünschten Umfang von Einführung und Begleitung. Je nach Lösung können neben dem Projektaufwand laufende Kosten für Software, Lizenzen oder den Betrieb hinzukommen, etwa für KI-Dienste. Deshalb wird jedes Vorhaben einzeln eingeschätzt. Im kostenlosen Erstgespräch lässt sich klären, welcher Umfang realistisch ist.
Wann sind KI oder Automatisierung nicht sinnvoll?+
Das hängt von Nutzen, Aufwand, Voraussetzungen und Risiken ab. Rechtfertigt der erwartete Nutzen den Aufwand nicht, fehlen nötige Daten oder wären die Risiken zu hoch, ist eine andere Lösung meist besser. Manchmal reicht bereits eine klarere Zuständigkeit, ein vereinfachter Prozess oder eine bessere Nutzung bestehender Systeme. Auch bei individuellen Entscheidungen kann KI vorbereitend unterstützen, etwa indem sie Informationen zusammenstellt. ZOKI empfiehlt deshalb nicht automatisch eine KI-Lösung.
Wie werden Mitarbeitende in Test und Einführung einbezogen?+
Die späteren Anwenderinnen und Anwender testen die Lösung mit realen Fällen, bevor sie in den Alltag geht, und ihre Rückmeldungen fließen in die Anpassung ein. Bei der Einführung werden Abläufe, Freigaben und Ausnahmewege gemeinsam festgelegt. Auf Wunsch ergänzen Workshops oder Schulungen den Start.
Wie werden bestehende Systeme, Daten und Zugriffsrechte berücksichtigt?+
Vorhandene Systeme, Datenquellen und Zugriffsrechte werden früh aufgenommen und bei der Auswahl der Lösung berücksichtigt. Je nach Anwendungsfall werden Datenarten, Speicherorte, eingesetzte Anbieter und nötige Vereinbarungen geprüft. Rechtliche Fragen werden bei Bedarf mit den zuständigen Fachstellen abgestimmt.
Arbeitet ZOKI vor Ort oder digital?+
Beides ist möglich, auch in Kombination. ZOKI ist in Dauchingen bei Villingen-Schwenningen ansässig und unterstützt Unternehmen regional und überregional. Alle Beratungsregionen ansehen
Welcher nächste Schritt passt zu Ihrem Unternehmen?
Kostenloses Erstgespräch
mit Zoran Peric, Gründer von ZOKI
Sie schildern Ihre Situation und Ihr Ziel. Danach wissen Sie, welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Termin online direkt auswählen
Rund 30 Minuten, online oder telefonisch
Ohne Verpflichtung zu einem Folgeprojekt
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Schildern Sie kurz Ihr Anliegen. Zoran Peric meldet sich zeitnah bei Ihnen.
